La gestión directa del edificio o complejo estará a cargo del administrador, quien tiene la potestad de ejecutar, proteger, representar y cobrar.
(…) 5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto (…)
Es el contador quien da fe pública con su firma y número de tarjeta profesional.
El contador es responsable de firmar documentos que certifiquen ingresos, gastos e informes contables. No solo debe demostrar públicamente que todos los movimientos sociales se llevan a cabo de acuerdo con la ley, sino que también debe probar que el proceso financiero se a cabo bajo las leyes y reglamentos vigentes.
Como se establece en el artículo 69, el contador de la propiedad debe preparar estados financieros de manera clara, precisa y veraz. El certificado, dictamen u opinión emitida por el contador debe ser claro, exacto y completamente verdadero.
¿Cuáles son las principales funciones de un contador?
Las principales funciones de los contables incluyen:
- Elaborar el balance con los ingresos y gastos en el software contable.
- Asegurar que los ingresos y egresos se registren correctamente.
- Recopilar y actualizar información.
- Llevar libros contables de acuerdo con las leyes vigentes.
- Elaborar informes financieros.
- Hacer sugerencias a la administración para reducir costos.
- Crea un presupuesto basado en los gastos de la propiedad.
En una copropiedad, es sano, que el representante jurídico, el administrador y el contador sean familia?
En Colombia, no hay una regla específica que prohíba que el representante jurídico, el administrador y el contador de una copropiedad sean familia. Sin embargo, es importante considerar ciertos aspectos y posibles conflictos de intereses que podrían surgir de esta situación.
Conflictos de intereses: Al tener a personas relacionadas entre sí ocupando roles clave en la administración de la copropiedad, puede generarse un conflicto de intereses entre lo que es mejor para la copropiedad en general y lo que beneficia a la familia que ocupa estos cargos.
Transparencia y objetividad: La transparencia y objetividad en la gestión de una copropiedad son fundamentales para garantizar un manejo adecuado de los recursos y tomar decisiones imparciales en beneficio de todos los propietarios. La presencia de miembros de una misma familia en posiciones clave puede comprometer esta objetividad.
Rendición de cuentas: La rendición de cuentas es un principio esencial en la administración de una copropiedad. Si los roles clave están ocupados por miembros de la misma familia, puede haber una falta de supervisión adecuada y una menor rendición de cuentas, lo cual no es beneficioso para la comunidad de propietarios.
Profesionalismo y competencia: Es fundamental que las personas encargadas de la administración, representación jurídica y contabilidad de una copropiedad posean la experiencia y competencia necesarias en sus respectivas áreas. La elección de familiares no garantiza automáticamente estas cualidades.
En resumen, aunque no exista una prohibición específica en la legislación colombiana con respecto a que el representante jurídico, el administrador y el contador de una copropiedad sean familia, se deben considerar cuidadosamente los posibles conflictos de intereses, la transparencia, la objetividad, la rendición de cuentas y el profesionalismo al tomar este tipo de decisiones. Es recomendable evaluar cada caso particular y asegurarse de que se elijan personas idóneas para desempeñar estos roles, independientemente de su relación familiar.
Buenas tardes, tengo unas inquietudes, dudas, me podrían colaborar por favor? en mi conjunto el administrador es un propietario y casi nunca entrega las actas de reunión de consejo a tiempo, siempre hay que rogarle por ejemplo este año 2024, no ha entregado actas para revisar desde el mes de Noviembre de 2023 ? siempre quieren hacer las reuniones virtuales junto con el revisor fiscal y el contador, también el contador y revisor fiscal solo envían los informes para revisarlos mensualmente justo el día de la reunión o el día antes, qué podemos hacer? ahora este año 2024 el contador nos envió acumulados los informes financieros de enero, febrero, marzo y abril apenas hace 2 días? El conjunto no es grande es de tan sólo 98 apartamentos. Ahora 3 personas del consejo junto con el administrador decidieron que las reuniones de consejo sean cada 45 días, en el reglamento de P.H dice que cada mes? Eso es legal? También el administrador se acostumbro a citar para reuniones de asamblea general ordinaria los últimos días del mes de abril de cada año? es legal? siempre deja todo para ultima hora y dice no le alcanza el tiempo? Gracias
Claro, con gusto te ayudo a resolver tus inquietudes con base en la Ley 675 de 2001, que regula la propiedad horizontal en Colombia. A continuación, te respondo punto por punto tus preguntas:
Entrega tardía de actas de reunión del consejo:
Según la Ley 675 de 2001, es importante que las actas de las reuniones del consejo de administración sean entregadas de manera oportuna. El artículo 56 establece que los copropietarios tienen derecho a recibir la información de las decisiones tomadas por los órganos de administración, lo que incluye las actas de las reuniones. Si el administrador no está cumpliendo con este deber, puedes solicitar formalmente la entrega de las actas y, en caso de no recibir respuesta, elevar una queja ante la Superintendencia de Notariado y Registro.
Reuniones virtuales y envío de informes justo antes de las reuniones:
No hay una prohibición expresa en la Ley 675 de 2001 sobre la realización de reuniones virtuales. Sin embargo, la normativa interna del conjunto debe respetarse. Si en los estatutos o reglamento de propiedad horizontal del conjunto no se menciona que las reuniones deban ser presenciales, las reuniones virtuales podrían ser válidas. En cuanto a los informes financieros, es una práctica recomendable que estos se entreguen con tiempo suficiente para su revisión. Puedes solicitar al consejo que se establezca un plazo mínimo para la entrega de estos documentos antes de las reuniones.
Periodicidad de las reuniones del consejo:
Si el reglamento de propiedad horizontal de tu conjunto establece que las reuniones del consejo deben ser mensuales, esta norma debe cumplirse. El administrador y el consejo no pueden cambiar unilateralmente la periodicidad de las reuniones sin modificar previamente el reglamento mediante un procedimiento adecuado, que usualmente requiere la aprobación de la asamblea general de copropietarios.
Convocatoria de la asamblea general ordinaria:
Según el artículo 47 de la Ley 675 de 2001, la asamblea general ordinaria debe ser convocada por el administrador dentro de los tres primeros meses de cada año. Por lo tanto, convocar la asamblea los últimos días de abril no es conforme a la ley. Es importante que esta asamblea se realice en el plazo establecido para garantizar una adecuada administración y rendición de cuentas del conjunto.
En resumen, el administrador y el consejo de administración deben cumplir con las normas establecidas tanto en la Ley 675 de 2001 como en el reglamento de propiedad horizontal del conjunto. Te sugiero que presentes tus inquietudes formalmente por escrito al consejo de administración y al administrador. Si no obtienes una respuesta adecuada, podrías considerar acudir a la Superintendencia de Notariado y Registro para hacer valer tus derechos como copropietario.
Con base en la legislación argentina aplicable a la propiedad horizontal, principalmente el Código Civil y Comercial de la Nación. A continuación, te respondo punto por punto tus preguntas:
Entrega tardía de actas de reunión del consejo:
Según el Código Civil y Comercial de la Nación, los propietarios tienen derecho a recibir información sobre las decisiones tomadas por el consejo de administración. El artículo 2056 establece que el administrador debe llevar el libro de actas y ponerlo a disposición de los propietarios. Si el administrador no está entregando las actas en tiempo y forma, puedes solicitar formalmente que se cumpla con esta obligación. Si no recibes respuesta, puedes presentar una queja ante el consorcio o iniciar acciones legales.
Reuniones virtuales y envío de informes justo antes de las reuniones:
No hay una prohibición expresa sobre la realización de reuniones virtuales, siempre y cuando no esté prohibido por el reglamento del consorcio. La pandemia de COVID-19 ha flexibilizado este aspecto, permitiendo en muchos casos reuniones virtuales. Respecto a los informes financieros, es importante que se entreguen con tiempo suficiente para su revisión. Puedes solicitar al consejo de administración que se establezca un plazo mínimo para la entrega de estos documentos antes de las reuniones para asegurar una revisión adecuada.
Periodicidad de las reuniones del consejo:
Si el reglamento de propiedad horizontal de tu edificio establece que las reuniones del consejo deben ser mensuales, esta norma debe cumplirse. El administrador y el consejo no pueden cambiar unilateralmente la periodicidad de las reuniones sin modificar previamente el reglamento, lo cual usualmente requiere la aprobación de la asamblea de propietarios.
Convocatoria de la asamblea general ordinaria:
Según el artículo 2055 del Código Civil y Comercial de la Nación, la asamblea ordinaria debe ser convocada por el administrador anualmente y en la fecha fijada por el reglamento del consorcio. Si el reglamento no fija una fecha, se debe hacer dentro de los tres meses posteriores al cierre del ejercicio anual. Convocar la asamblea los últimos días de abril podría estar fuera de este plazo, por lo que sería necesario verificar el reglamento y exigir el cumplimiento de la normativa.
En resumen, el administrador y el consejo de administración deben cumplir con las normas establecidas tanto en el Código Civil y Comercial de la Nación como en el reglamento de propiedad horizontal del edificio. Te sugiero que presentes tus inquietudes formalmente por escrito al consejo de administración y al administrador. Si no obtienes una respuesta adecuada, podrías considerar acudir a la justicia para hacer valer tus derechos como copropietario.